GEDYS IntraWare 7

Contacts

Portal

Workflow

Schedule

Office

Sales

Service

Marketing

Mailing

Pump

CTI-Interface

Event Manager

GEDYS IntraWare 7 - Workflow

Effektiv administration af formularer, aktiviteter og programmer

Definition af arbejdsgange. Kontrol over processerne. Hurtige beslutninger.

GEDYS IntraWare 7-modulet til arbejdsgange er et effektivt værktøj til tilknytning og automatisering af organisationens processer. Modulet kan bruges til at opnå hurtigere svartider og større konkurrencedygtighed på markeder, som hurtigt ændrer sig.

Oversigt

Almindelige virksomhedssituationer
Typiske anvendelsesmuligheder
Arbejdsgangene skal kontrolleres
Overskuelig struktur
Nem konfiguration
Automatiserede arbejdsgange
Grafisk visualisering
God kontrol
Brugervenlighed
Avanceret teknologi
Nem administration
Kan anvendes globalt
GEDYS IntraWare 7-modulet til arbejdsgange
Sammendrag

Yderligere materiale (in English)

Brochure om GEDYS IntraWare 7-modulet til arbejdsgange (PDF)
Præsentation af GEDYS IntraWare 7-modulet til arbejdsgange (PDF)

Almindelige virksomhedssituationer

Der modtages hundredvis af dokumenter, anmodninger og fakturaer hver dag

De registreres, tjekkes og behandles efter forskellige kriterier

Arbejdsgangene indgår ikke i softwaren

Dyre behandlingstider og høje udgifter

Høje transportudgifter

Dokumenthåndteringen er ikke effektiv (kopiering, arkivering, søgning og distribution)

Fordelingen af roller, opgaver og tilladelser er ikke optimal

Forsinkelser pga. manglende automatiske regler for stedfortrædere

Ringe svartider og fejlhyppigheder

Ingen automatisering af de vigtigste processer til oplysninger, kontroller og godkendelser

Stadig kortere produktlevetider – kortere gennemløbstider

Global konkurrence, uregulerede markeder

Typiske anvendelsesmuligheder

Der er i allerhøjeste grad brug for et professionelt system til administration af arbejdsgangen i forbindelse med enhver proces, hvori der indgår en anmodning (hvad enten det er om ferie, en investering, godkendelse af en faktura eller fra en ny medarbejder), og som involverer papirgange i virksomheden. Med et sådant system kan der nemlig både spares tid og penge, fordi behovet for manuel behandling minimeres. Med modulet til arbejdsgange kan enhver Notes-database gøres kompatibel med virksomhedens arbejdsgange, uden at man behøver foretage yderligere ændringer.

Arbejdsgangene skal kontrolleres

Med modulet til arbejdsgange er det muligt at udforme og kontrollere såvel enkle som komplekse processer, der køres vha. flere programmer, og de tilhørende aktiviteter. Der kan tilknyttes og kontrolleres et ubegrænset antal organisatoriske strukturer, forhold og regler for stedfortrædere. Ved at administrere arbejdsgangen centralt kan der let indføres ændringer i hele organisationen. Dermed kan processerne nemt og hurtigt automatiseres. Du skal ganske enkelt definere arbejdsgangene, så kontrolleres de nødvendige dokumenter vha. GEDYS IntraWare 7-modulet til arbejdsgange.

Overskuelig struktur

: Strukturen for modulet til arbejdsgange

Modulet til arbejdsgange rummer en konfigurationsdatabase til processer og aktiviteter samt en kontroldatabase.

For at der kan opnås adgang til dokumenterne i de forskellige programmer, er databaserne tilknyttet en central database og anvendes i forbindelse med kontrollen. Oplysninger om grupper og/eller personer kan hentes direkte fra Notes Name & Address Book (NAB/Domino Directory).

Nem konfiguration

Definitioner, forhold og stedfortrædere for arbejdsgangene er defineret i konfigurationsdatabasen.

I kraft af den organisatoriske struktur er det muligt dynamisk at tildele opgaver til de ansvarlige brugere. Med GEDYS IntraWare 7-modulet til arbejdsgange kan den organisatoriske struktur vedligeholdes i en separat organisationsdatabase. I denne database bruges organisatoriske enheder til at definere en hierarkisk struktur, hvor de såkaldte poster er nederst. I posterne beskrives de enkelte personer eller gruppers positioner, fx kan en post være "privatsekretær" og indgå i den organisatoriske enhed "Økonomi". Ved at tildele aktiviteter til en ansvarlig person i organisationen, kan processerne konfigureres uafhængigt af de enkelte medarbejdere og nemt ændres på et hvilket som helst tidspunkt. Ud over den hovedansvarlige medarbejder kan der også angives en stedfortræder. For at sikre, at de organisatoriske strukturer også kan bruges i andre programmer, kan der automatisk genereres grupper.

I den proceduremæssige organisation beskrives processerne og de tilknyttede aktiviteter. Der defineres grundliggende indstillinger i procesdefinitionen. Det er i den forbindelse, at der defineres en procesansvarlig, som tildeles særlige adgangsrettigheder til proceskonfigurationen og den aktuelle arbejdsgangsproces. Der er også en funktion til kørsel af automatiske initialiseringer til processerne. De frit konfigurerbare nøgleord og nøgler logføres. Den aktuelle status for en arbejdsproces kan evalueres, idet der automatisk kan indhentes en række data fra logfilen for arbejdsprocesser, hvorefter de kopieres til et dokument.

Aktiviteterne defineres af de aktivitetsansvarlige, enten statisk eller dynamisk. Under kontrolprocessen tildeles de ansvarlige de adgangsrettigheder, de har brug for til de enkelte faser.

I kraft af det integrerede versionskoncept, som kræver, at der oprettes nye procesversioner, når der foretages ændringer af processer eller aktiviteter, sikres det, at de rigtige proces- og aktivitetsdefinitioner altid bruges til arbejdsgangskontrollen.

Da der defineres forhold, er konfigurationen af ansvarlige medarbejdere fleksibel. Fx kan forholdene mellem medarbejderne i en virksomhed defineres vha. rollerne "linjechef for" eller "specialist i". Der kan konfigureres et ubegrænset antal forhold, med forskellige karakteristika. Disse forhold bruges til at identificere ansvarlige medarbejdere eller personer, som skal underrettes i forbindelse med en arbejdsgang.

Der oprettes stedfortræderdokumenter for de personer, som ikke kan varetage sine opgaver midlertidigt, fx fordi de er fraværende. Tildelingen af en stedfortræder kan konfigureres til et vist tidsrum, så den kun er aktiv i denne periode.

Stedfortrædere tildeles alle de rettigheder, som er nødvendige for at varetage de aktiviteter, som de har overtaget.

Automatiserede arbejdsgange

De ansvarlige medarbejdere underrettes om de aktiviteter, der skal udføres, via e-mail. E-mailen kan både indeholde tekst og link. Der defineres start- og slutbetingelser for aktiviteterne, dvs. betingelser for, hvornår behandlingen af en aktivitet skal startes og afsluttes. En aktivitet kan altid køres igen ved automatisk eller manuelt at nulstille den til en anden aktivitet.

Med den integrerede funktion til overvågning af den forløbne tid sikres det desuden, at arbejdsprocesserne ikke glemmes. Der kan angives forskellige tidsrum, så der sendes påmindelser til de ansvarlige medarbejdere, eller så visse handlinger automatisk startes, når tidsrummet er gået.

Grafisk visualisering

: Grafisk visualisering af en arbejdsgang

De proceskonfigurationer, som er defineret i den proceduremæssige organisation kan vises grafisk og godkendes vha. det medfølgende visualiseringsprogram. Der er også et integreret værktøj til animation og testning af processerne.

God kontrol

Arbejdsgangene kontrolleres vha. kontroldatabasen, hvilket sker ved, at de organisatoriske strukturer og processer hentes fra konfigurationsdatabasen. Kontroldatabasen indeholder kun en type dokumenter: kontroldokumenter og logfiler for nuværende og gennemførte arbejdsprocesser. Der er en logfil for hver arbejdsproces, hvor alle kørselsdata og logdata er registreret. Logfilen indeholder bl.a. oplysninger om procesversionen, statussen for arbejdsgangen, aktiviteter og deres status, ansvarlige medarbejdere, kommentarer og kørselsdata.

Kontroldatabasen og dermed arbejdsgangskontrollen kan distribueres til et ubegrænset antal Domino-servere vha. replikering. Dermed sikres det, at de administrative opgaver, en oversigt over alle arbejdsgange og opgavelister for de enkelte brugere kan gøres tilgængelige og administreres centralt. Derfor er det let at oprette en række alsidige evalueringsmuligheder for arbejdsgangene, fx pr. kunde eller projekt.

Brugervenlighed

Vha. en standardnavigationsstruktur til Lotus Notes-klientprogrammet, som består af en navigationslinje, kan man hurtigt få adgang til poster, som er højere oppe i konfigurationen og kontrolhierarkiet, bl.a. den strukturelle og proceduremæssige organisation.

Visningerne er opdelt i kategorier, fx processer, aktiviteter, stedfortrædere osv. Man skal blot dobbeltklikke på et dokument, så åbnes det.

Avanceret teknologi

Modulet til administration af arbejdsgangen er baseret på Lotus Notes/Domino. Det kan bruges sammen med alle Notes-programmer, uden at det er nødvendigt at ændre programlogikken. Der skal blot tilføjes en skjult visning. Arbejdsgangene kontrolleres vha. agenter, som kan startes automatisk eller manuelt på brugernes klienter.

Nem administration

De administrative opgaver består i at installere modulet, gøre Lotus Notes-programmerne kompatible med modulet og definere de organisatoriske strukturer og processer i konfigurationsdatabasen. Efter installationen kan strukturerne og processerne når som helst udvides eller ændres. Brugerfladens design kan også ændres vha. konfigurationsdokumenter. De aktive arbejdsgange og enkelte aktiviteter kan afsluttes af brugeren i kontroldatabasen. Processerne kan genstartes, og der kan fastsættes nye ansvarlige medarbejdere, mens modulet kører.

Kan anvendes globalt

Modulet til administration af arbejdsgange er et flersproget program, så det kan anvendes af samtlige medarbejdere, uanset hvor de befinder sig. De skal blot vælge det ønskede sprog til deres arbejdsmiljø i indstillingerne. Det betyder, at det er hurtigt og nemt at oprette rapporter til brug i forskellige lande.

Med vores nye teknologi til sprogkonfiguration kan virksomhederne endda selv oversætte noget eller alt af et program til ethvert sprog – uden behov for ekstra programmering. Internationale virksomheder har erfaret, at det øger accepten af software i andre lande.

GEDYS IntraWare 7-modulet til arbejdsgange

Modulet til arbejdsgange er et vigtigt modul i GEDYS IntraWare 7. Det bruges nemlig til at kontrollere alle arbejdsgangene i GEDYS IntraWare 7 (bl.a. i kontor-, service- og salgsmodulerne), og derfor er proceslogikken baseret på det. Samtidig bruges det til at gøre den centrale organisatoriske struktur, som bruges i adskillige andre funktioner, tilgængelig. Dermed kan poster og opgaver kontrolleres, vedligeholdes og nemt ændres centralt.