 Proaktiv planlægning for enkeltpersoner og grupperKoordinering af aftaler. Reservering af resurser. Overblik over kapaciteten. Modulet til planlægning er et effektivt værktøj til at planlægge aftaler, reservere resurser og foretage en mere synlig administration af gruppeaftaler. Det kan desuden bruges til at forbedre produktiviteten og fleksibiliteten. OversigtAlmindelige virksomhedssituationer
Centraliseret oversigt over aftaler
Effektiv administration af gruppeopgaver
Hurtig planlægning
Tidsbesparende registrering af aftaler
Understøttelse af gruppeplanlægning
Kan anvendes globalt
Nem administration
Sammendrag Yderligere materiale (in English)Brochure om GEDYS IntraWare 7-planlægningsmodulet (PDF)
Præsentation af GEDYS IntraWare 7-planlægningsmodulet (PDF)
Almindelige virksomhedssituationerMøjsommelig planlægning via telefon og e-mail De relevante aftaleoplysninger er ikke til rådighed Ingen oversigt over disponible personer, grupper og resurser Tidskrævende ændring og tilpasning af aftaler Ingen oversigt over gamle planlægninger Det er besværligt at reservere resurser som projektorer, delte biler og lokaler
Centraliseret oversigt over aftaler - Strukturerede visninger, som er tilpasset den enkelte bruger
Hvem sidder i møde? Hvem er sammen med en kunde? Hvornår holder de forskellige medarbejdere ferie? Er mødelokalet og projektoren ledige? Hvem sidder klar til at modtage internetbaserede forespørgsler? – Med modulet til planlægning kan du finde disse oplysninger uden at skulle foretage omstændelige søgninger. Du ved altid, hvor kollegerne er, og hvad de laver: Uanset hvor de befinder sig, og om de er ude at rejse, er oplysningerne i en og samme database. I planlægningsmodulet kombineres lynhurtig hentning af oplysninger med centraliseret og enkel administration af kalenderposter for såvel enkeltpersoner som grupper, så du får et ekstremt effektivt værktøj til proaktiv planlægning.
Effektiv administration af gruppeopgaverMed modulet til planlægning får du en række ekstrafunktioner til Lotus Notes-kalenderen, bl.a. til planlægning af aftaler for grupper og enkeltpersoner samt af resurseanvendelse. Alle aktiviteterne fra de enkelte medarbejderes Lotus Notes/Domino-kalendere indsamles og samles i en database vha. en synkroniseringsproces. Private aftaler forbliver dog private. Hver gruppe i organisationen har deres egen kalender. Medarbejderne kan tilhøre mere end en gruppe. De enkelte gruppemedlemmer får alle de oplysninger, de har brug for – både fra deres egen og andre afdelinger. Du skal blot klikke en enkelt gang, så åbnes der forskellige visninger over disponible medarbejdere, grupper og resurser.
Hurtig planlægning - Søgninger efter ledige medarbejdere og hurtige indkaldelses- og sporingsfunktioner
Slut med lange telefonsamtaler for at arrangere aftaler, møder og besvare spørgsmål. Med planlægningsmodulet får du en detaljeret oversigt over alle medlemmerne i din gruppe. Du kan ikke blot se, hvornår de enkelte personer er ledige, men også hvilke aktiviteter de er i gang med. I kraft af den integrerede Lotus Sametime-funktion kan du se, hvornår de forskellige medarbejdere er online, så du kan sende dem onlinemeddelelser og udveksle data. Med den automatiserede søgning efter ledige medarbejdere er det mere enkelt at planlægge aftaler for enkeltpersoner og/eller grupper. De ønskede oplysninger vises i en overskuelig og enkel struktur, som fx kan sorteres efter dag, person, gruppe eller kunde. Der er desuden symboler, som gør det nemmere at identificere og organisere aftaler. Med ferievisningen kan du se alle de feriedage, som er planlagt eller taget af gruppemedlemmerne. Hvis du ønsker, kan du også medtage officielle feriedage i visningerne, så det bliver endnu nemmere at planlægge opgaver og projekter.
Tidsbesparende registrering af aftalerMed planlægningsmodulet er det nemt at registrere aftaler, idet der er praktiske registreringsfunktioner til aftaletyper, -kategorier og -beskrivelser, understøttelse af tilbagevendende aftaler og lister over medarbejdere og grupper. Medarbejderne får besked om nye aftaler via e-mail. Når modulet bruges sammen med GEDYS IntraWare 7-modulet til kontaktpersoner, kan de forskellige kontaktpersoner tildeles aftaler.
Understøttelse af gruppeplanlægning - Relevante aftalerapporter for enkeltpersoner og grupper
Med funktionen til gruppeplanlægning får du et hurtigt overblik over de enkelte gruppers aftaler. Dermed kan du straks se, hvornår de enkelte medarbejdere er ledige. Der kan oprettes relevante aftalerapporter for enkeltpersoner og grupper, så du fx har dem til næste salgsmøde. Det betyder, at du kan dokumentere de månedlige arbejdsbyrder samt medarbejdernes kapacitet og resurseforbruget. I kraft af visningerne bliver ferieplanlægningen også mere gennemskuelig – både for de enkelte arbejdsgrupper og hele organisationen.
Kan anvendes globaltPlanlægningsmodulet er et flersproget program, så det kan anvendes af samtlige medarbejdere, uanset hvor de befinder sig. De skal blot vælge det ønskede sprog til deres arbejdsmiljø i indstillingerne. Det betyder, at det er hurtigt og nemt at oprette rapporter til brug i forskellige lande. Med vores nye teknologi til sprogkonfiguration kan virksomhederne endda selv oversætte noget eller alt af et program til ethvert sprog – uden behov for ekstra programmering. Internationale virksomheder har erfaret, at det øger accepten af software i andre lande.
Nem administrationNår du opretter planlægningsgrupper, kan du vælge medarbejdere og grupper fra Domino Directory. Du kan endda oprette flere indlejrede grupper. Du kan også kopiere personers gruppemedlemskaber og senere bruge dem i forbindelse med evaluering af posterne. Det er også muligt at foretage regelmæssige synkroniseringer af grupperne i Domino Directory og planlægningsmodulet. Og der tages automatisk højde for personer, som lige er blevet medtaget i eller fjernet fra en gruppe, så du slipper for ekstra administrativt arbejde. Ud over automatisk at knytte personer til grupper i Domino Directory, er der også mulighed for at oprette egne gruppedefinitioner og -tildelinger. Dermed kan du tilknytte grupper, selvom der ikke er en tilsvarende post i Domino Directory. Planlægningsmodulet kan endda bruges til at administrere aftaler for folk, der arbejder på fjernservere og -domæner – tildelingen foretages automatisk vha. servernavnet. De mulige konfigurationer er næsten grænseløse. Vha. den integrerede programgrænseflade (API) kan du implementere ekstrafunktioner til opfyldelse af særlige krav, uden at du behøver ændre standardproduktet. Det sikrer, at produktet stadig er kompatibelt med opdateringer til det. Du kan også tilpasse e-mail-skabeloner. Fx kan du hente og sammensætte data fra brugerdefinerede felter i kalenderposterne. Det samme er gældende for brugerdefinerede tillæg til dokumenter med kontaktpersoner i Domino Directory. Da hver kørsel af en agent logføres, og logføringen styres automatisk, får systemadministratorer et permanent overblik over aktiviteterne for de enkelte agenter. Og hvis der opstår et problem, modtager de konkrete oplysninger.
SammendragHurtig brugertilpasset navigationsfunktion og mulighed for at angive foretrukne poster og funktioner Dynamisk ændring af sprog (vha. en teknologi til sprogkonfiguration) Komplet Sametime-integration Detaljeret visning af kalenderposter Konsolidering af Lotus Notes/Domino-kalendere Kan bruges af medarbejdere, som befinder sig forskellige steder, eller som er på farten Private poster forbliver private Kalendere til forskellige grupper Mulighed for at tilknytte personer til flere grupper Søgninger efter ledige medarbejdere Visninger, som er sorteret efter person, gruppe, sted, aftaletype, dag, tidspunkt eller kunde Tidligere og fremtidige aftaler Opgaver for enkeltpersoner og grupper Rapporter pr. uge, måned, gruppe og person Omfattende søgefunktioner Opgaver kan tildeles virksomheder og medarbejdere Kalenderposter kan hentes efter type (aftale, indkaldelse, hændelse osv.), efter hvorvidt der er tale om private eller foreløbige poster, eller efter tidspunkt De poster, der skal hentes, kan defineres vha. nøgleord Mulighed for at udelade aftaler, der starter efter et givet tidspunkt Hentning af data kan baseres på kategori eller sted Navnevisningen kan defineres frit Der kan angives nøgleord, tilknyttede symboler og prioriteringer for grafiske oversigter Mulighed for at definere en minimal varighed for de aftaler, der skal vises i de grafiske oversigter | 
Worldwide
German Sites
UK
Finland
Norway
Sweden
Netherlands
