GEDYS IntraWare 7

Contacts

Portal

Workflow

Schedule

Office

Sales

Service

Marketing

Mailing

Pump

CTI-Interface

Event Manager

GEDYS IntraWare 7 - Office

Elektroniske profiler og fleksibel dokumentstyring

Arkivering, visning og kontrol af alle aktiviteter for kunder, leverandører, potentielle kunder og forretningspartnere.

Kontormodulet er et effektivt værktøj til styring af dokumenter, processer og information. Det gør det muligt at anvende alle oplysninger om opkald, møder og korrespondance samt en række formularer effektivt.

Oversigt

Almindelige virksomhedssituationer
Struktureret information
Automatiserede kontorfunktioner
Formularer, som kan tilpasses
Komplet e-mail-integration
Korrespondance i høj kvalitet
Kan anvendes globalt
Sammendrag

Yderligere materiale (in English)

Brochure om GEDYS IntraWare 7-kontormodulet (PDF)
Præsentation af GEDYS IntraWare 7-kontormodulet (PDF)

Almindelige virksomhedssituationer

Kundefilerne er fordelt på adskillige arkiver og medier

Ustruktureret arkivering af dokumenter og korrespondance

Ingen oversigt over gamle processer og projekter

Begrænset information om processer

Det er svært at planlægge og koordinere kunde- og leverandøraftaler

Opgaverne er kun dokumenteret delvist, og de fleste er uoverskuelige

Tidskrævende oprettelse og arkivering af korrespondance, uden standardskabeloner

Ingen standardiseret forretningskorrespondance

Ingen særskilte internetbaserede formularer til hurtig godkendelse og frigivelse

Ureguleret adgang til oplysninger

Uklart hvem der er ansvarlig for hvad?

Struktureret information

: Overskuelig tildeling af alle dokumenter og korrespondance til kunder, leverandører og partnere.

Med GEDYS IntraWare 7-kontormodulet kan du registrere og administrere kommunikationen med kunder, leverandører og forretningspartnere. Dokumenter, processer, oplysninger, aftaler og opgaver gemmes i profiler for de enkelte kontaktpersoner, så du har alle de relevante oplysninger lige ved hånden. Vha. strukturen, der bl.a. består af skabeloner og arkiveringssystemer, kan forretningsoplysningerne gemmes centralt, redigeres lokalt af de enkelte medarbejdere og hurtigt findes igen.

Der er rollebaseret navigation og en brugervenlig brugerflade, så arbejdet går let – selv i komplekse installationer. Medarbejderne har kun adgang til de oplysninger, de skal bruge i forbindelse med deres roller eller opgaver. Data gemmes de rigtige steder og kan hurtigt findes igen. Det er hurtigt og effektivt at sætte nye medarbejdere i gang.

Medarbejdere, som er på farten, kan når som helst udveksle data via en central server. Kontormodulet gør det også muligt at synkronisere kontaktoplysninger med Palm-enheder, håndholdte enheder og lomme-pc'er via CRM-modulet til rejsende medarbejdere – og dataoverførslen er sikker.

Med det nye internetmodul kan der desuden opnås adgang til kundeoplysningerne, uanset hvor i verden man befinder sig. Det betyder, at alle medarbejderne altid har de seneste data, og at de kan arbejde fleksibelt – endda når de er på farten eller derhjemme.

Automatiserede kontorfunktioner

: Nemt at oprette korrespondance.

Rutineopgaverne på et kontor består bl.a. i indtastning af adresser, skrivning af breve, faxer og e-mail, administration af aftaler og overvågning af opgaver. Med kontormodulet kopieres data som adresser, fax- og telefonnumre automatisk til dokumenterne til korrespondance og dokumentationen. Der er tekstmoduler, som kan defineres enkeltvis, og skabeloner til Lotus Notes, OpenOffice og Microsoft Office, så det bliver den rene barneleg at varetage korrespondancen. Det betyder, at der både spares tid, og at kvaliteten forbedres.

Med GEDYS IntraWare 7-kontormodulet kan du oprette og overvåge opgaver, som videresendes til enkeltpersoner eller grupper. I kraft af den unikke funktion til kunde- og medarbejdertildelinger samt en funktion til automatiske påmindelser, kan du arbejde mere effektivt. Du vil altid have overblik over udestående job og deres behandlingsstatus.

Der er Sametime-funktioner, som kan bruges til at få besked, når en bestemt kollega er ved sit bord, så man straks kan sende vedkommende en onlinemeddelelse og dermed spare tid og forbedre produktiviteten.

Vha. det nye ekstramodul med en CTI-brugerflade bliver det lettere at håndtere de daglige telefonopkald. Indkommende faxer sendes straks til din postkasse og gemmes elektronisk. Der kan også ringes op vha. de pågældende adresser. Når der modtages opkald, vises alle de væsentlige oplysninger om vedkommende på skærmen. Og opkald, der modtages, mens du er væk, dokumenteres selvfølgelig og føjes til en liste over personer, du skal ringe tilbage til. Din postkasse fungerer som din personlige telefonsvarer, hvor du kan indtale dine egne beskeder. Beskeder, der er indtalt på telefonsvareren, sendes hurtigt videre via e-mail.

Der er også en tekstsøgningsfunktion til hurtigt og nemt at finde dokumenter og indhold.

Formularer, som kan tilpasses

Du kan oprette dine egne informations- og kommunikationsskabeloner, baseret på virksomhedens standarder. Der er automatiske pladsholdere, som kan bruges til at kopiere masterdata og data fra tredjepartssystemer ind i dokumenterne. Skabelonerne kan udskrives og bruges til at bekræfte aftaler eller vilkår og betingelser osv.

Med GEDYS IntraWare 7-kontormodulet kan alle formularerne tilpasses til dine behov. Og ved at integrere modulet til arbejdsgange kan du også administrere disse formularer og processer, fx i forbindelse med rykkere, udstedelse af kreditnotaer samt godkendelse af kontrakter og tilbud.

Komplet e-mail-integration

GEDYS IntraWare 7-kontormodulet er den optimale platform til e-mail-kommunikation. Indkommende og udgående e-mail dokumenteres automatisk i den elektroniske profil. Med kontormodulet kan alle medarbejderne få adgang til indholdet af e-mail og dermed adgang til al den knowhow, som findes i virksomhedens e-mail.

Korrespondance i høj kvalitet

: Målrettede masseforsendelser.

Med den integrerede forsendelsesguide i modulet til kontaktpersoner kan du oprette store masseforsendelser. Det gøres ved at oprette en skabelon for forsendelsen og så vælge adresselisten. Herefter kopieres brevene, den tiltaleform, som bruges i de pågældende lande, adressen og formatet til e-mail, breve og faxer vha. agenter. Forsendelserne dokumenteres i dokumentet med adresser. Hvis det er nødvendigt, kan breve også gemmes i de elektroniske profiler.

Der er også en gratis funktion til generering af PDF-filer, så du sikres perfekte udskrifter og sikre forsendelser uden risiko for manipulering af brevene. Dermed kan du definere dine egne udskriftsskabeloner og bruge dem til at udskrive alle slags dokumenter, oversigter og formularer. Du kan kombinere data fra forskellige dokumenter i udskriftsskabelonerne, hvorefter du kan gemme dem som PDF-filer eller udskrive dem i høj kvalitet.

Kan anvendes globalt

Kontormodulet er et flersproget program, så det kan anvendes af samtlige medarbejdere, uanset hvor de befinder sig. De skal blot vælge det ønskede sprog til deres arbejdsmiljø i indstillingerne. Det betyder, at det er hurtigt og nemt at oprette rapporter til brug i forskellige lande. Internationale forsendelser oprettes på det korrespondancesprog, som er defineret i dokumentet med kontaktpersoner, og kombineres med den relevante skabelon i et enkelt trin.

Med vores nye teknologi til sprogkonfiguration kan virksomhederne endda selv oversætte noget eller alt af et program til ethvert sprog – uden behov for ekstra programmering. Internationale virksomheder har erfaret, at det øger accepten af software i andre lande.